O Governo de Mato Grosso do Sul iniciou a última etapa da conversão de processos administrativos físicos para digitais no Estado. O trabalho, com andamento ao longo de 2023, passou para a fase de conclusão no início deste ano e marca mais um passo para atuação nos pilares da atual Gestão, e para tornar o Mato Grosso do Sul um Estado ‘Inclusivo, Próspero, Verde e Digital’.
Desde o dia 2 de janeiro, os processos administrativos só podem ser iniciados no Estado de forma digital. Os procedimentos que já estão em trâmite, de maneira física, continuam em andamento normal, porém todos os órgãos da Administração Direta, secretarias, autarquias e fundações do Poder Executivo Estadual, devem se parar para aderir ao Sistema de Processos Eletrônicos de maneira integral.
A superintendente de Patrimônio, Gestão Documental e Frotas da SAD (Secretaria de Estado de Administração), Cárita Marilhants de Castro, explica os processos físicos – em trâmite, anteriores a 2024 – ainda não foram descontinuados. “Mas a partir de agora, os processos administrativos físicos, aqueles que ficam nas mesas, não existem mais. Tudo que era físico antes, passou a ser eletrônico”.
Além disso, a tramitação de processos administrativos – férias e outros –, em sistemas próprios, como o Portal do Servidor, e as licitações no Sistema Geral de Compras, vão continuar. “Hoje, tudo é realizado digitalmente, inclusive assinatura, parecer. Tudo que era físico agora é eletrônico. Novos processos não podem ser autuados fisicamente, é tudo via sistema. O que é físico pode continuar, e até o dia 30 de junho precisa ser encaminhado um plano de providências para digitalização desses processos”, explicou a superintendente da SAD.
Em outubro do ano passado, a modernização da tramitação de demandas administrativas do Governo do Estado já estava em funcionamento em seis unidades da administração, direta e indireta – Segov (Secretaria de Estado de Governo e Gestão Estratégica), Setescc (Secretaria de Estado de Turismo, Esporte, Cultura e Cidadania), Seilog (Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística), PGE (Procuradoria Geral do Estado), CGE (Controladoria Geral do Estado) e Iagro (Agência Estadual de Defesa Sanitária Animal e Vegetal) –, que utilizam a plataforma unificada de demandas internas e externas.
“Este é o início de uma caminhada que está no conceito da sociedade atualmente, que é o digital. Todos nós estamos inseridos neste processo, por meio da comunicação, serviços em geral. O que aconteceu com os bancos, vai acontecer com os governos. Alguns estados avançaram mais do que nós, e vamos aproveitar o que os outros fizeram para a nossa realidade, trazendo resultado e eficiência”, afirmou o governador Eduardo Riedel.
A plataforma unificada de demandas internas e externas para tramitação de documentos e virtualização de processos da administração pública, lançada em julho de 2023, passou a funcionar de forma efetiva a partir de janeiro de 2024.
A previsão é de que com o Sistema de Processo Administrativo, as atividades em trâmite na gestão sejam executadas de maneira mais rápida e eficiente, além reduzir pela metade – aproximadamente 50% – o uso de papel.
“Estimamos economia de 50% relativo ao uso de papel. É uma ação de sustentabilidade, economia e eficiência que o sistema vai proporcionar. Sabemos que o processo de maturidade digital é gradativo, pode levar dez anos. Mas precisamos iniciar, e com a ajuda de todos que vão utilizar o sistema”, pontuou a secretária de Estado de Administração, Ana Carolina Nardes.
Transformação
A ação é alinhada com as diretrizes governamentais de transformação digital do Governo do Estado, e realizada em parceria entre a SAD e a Segov.
O governo estadual implementa a plataforma de processos administrativos digitais para eliminar o uso de papel e assim gerar economia aos cofres públicos e sustentabilidade ambiental. Esta mudança dará mais agilidade aos processos e ao mesmo tempo será uma ação sustentável, com foco na responsabilidade ambiental.
Em julho do ano passado, durante solenidade, foi assinado o decreto de regulamentação que institui o Cogepae (Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico), responsável pela implantação do Sistema do Processo Administrativo Eletrônico nos órgãos da administração direta, autárquica e fundacional do Executivo Estadual. Também foram apresentados o sistema, o cronograma do projeto e das capacitações dos servidores.
“Vamos capacitar todos os servidores para o uso do sistema. Além de possibilitar a tramitação em qualquer lugar, também poderá ser usado o aplicativo, com modelos de documento padrão”, explicou a secretária da SAD.
A ferramenta marcou o novo ciclo de inovação tecnológica para a gestão digital dos processos administrativos do Estado, iniciativa que garantiu celeridade, produtividade, economicidade, melhores resultados e modernização governamental.
Em novembro de 2023, resolução conjunta da SAD e da Segov, instituiu o Sistema de Processos Eletrônicos, por considerar mais vantajosa a utilização de meios eletrônicos para realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economia. Assim é possível aumentar a produtividade e celeridade na tramitação de processos, ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação, com eficiência e satisfação do público usuário.
Natalia Yahn, Comunicação Governo de MS
Fotos: Bruno Rezende